Vertrauen schaffen, nachhaltig handeln

Die Piepenbrock Unternehmensgruppe bezieht die für die eigene Leistungsausführung erforderlichen Produkte und Dienstleistungen über mehrere Tausend Lieferanten aus den verschiedensten Lieferketten. Wir sehen uns in der Verantwortung, dafür Sorge zu tragen, dass unsere Leistungen in einer zuverlässigen Wertekette erbracht werden, die mit internationalen Normen und Prinzipien in Einklang steht und hohen ethischen und umweltbezogenen Anforderungen gerecht wird.

Unsere Einkaufsorganisation steht für eine zuverlässige Versorgung der Piepenbrock Unternehmensgruppe mit Rohstoffen, Energie, Vorprodukten, technischen Gütern und Dienstleistungen. Bei der Beschaffung achten wir auf rechtmäßiges und nachhaltiges Handeln und eine langfristige und stabile Lieferantenbeziehung, die auf Vertrauen, Fairness und gegenseitigem Nutzen basiert. Daneben berücksichtigen wir auch ökologische, soziale und ethische Aspekte.

Nachhaltigkeitsaspekte sind in alle Beschaffungsprozesse integriert, einschließlich der Ausschreibung, Vertragsverhandlung und -abwicklung. Jegliche Form der Beschaffung unterliegt der Prüfung auf Notwendigkeit (Suffizienz).

Bei der Auswahl von Lieferanten bewerten wir auch nachhaltige Kriterien wie Umweltauswirkungen, Sozialstandards und ethische Geschäftspraktiken. Wir legen Wert darauf, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die diese Werte teilen und sich ebenfalls für soziale und ökologische Nachhaltigkeit einsetzen. Unsere Erwartungen und Standards haben wir dahingehend in Richtlinien definiert. Diese legen die Rahmenbedingungen fest, nach denen wir unsere Lieferanten und Produkte auswählen, dienen als Leitfaden für alle Mitarbeiter, Lieferanten und Geschäftspartner, die in unsere Beschaffungsaktivitäten involviert sind, und schaffen eine einheitliche Grundlage für unsere Entscheidungen und Handlungen im Beschaffungsbereich. Sie unterstützen uns dabei, unsere Verantwortung als Unternehmen wahrzunehmen, um die Umwelt zu schützen, soziale Standards zu fördern und wirtschaftliche Effizienz zu gewährleisten.

Unsere Erwartungen an Lieferanten haben wir im unternehmensweit gültigen Verhaltenskodex für Lieferanten (Supplier Code of Conduct) sowie der Grundsatzerklärung zur Menschenrechtsstrategie festgeschrieben. Die Richtlinien basieren auf den Prinzipien des Global Compact der Vereinten Nationen (UNGC) und den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO). Wir erwarten, dass unsere Lieferanten die geltenden gesetzlichen Regelungen, internationalen Abkommen und Konventionen und die nachstehenden aufgeführten menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten einhalten und die Verhaltenskodizes befolgen und unterstützen.

Wir erwarten zudem, dass sich unsere Lieferanten bemühen, diese Standards auch bei ihren Zulieferern durchzusetzen. Wir fordern unsere Lieferanten dazu auf, durch geeignete angemessene Maßnahmen dafür Sorge zu tragen, dass in der gesamten Lieferkette die gesetzlichen Bestimmungen und international anerkannten Standards zur Achtung der Menschenrechte, insbesondere Verbote von Kinder- und Zwangsarbeit und Diskriminierung, Vorschriften über Mindestlöhne sowie Arbeits- und Sicherheitsstandards und grundlegende Rechte der Arbeitnehmer sowie zum Schutz der Umwelt eingehalten werden.

Sollte die Piepenbrock Unternehmensgruppe Hinweise auf potenzielle oder tatsächliche Menschenrechtsverletzungen feststellen, die durch die eigene Geschäftstätigkeit, durch Geschäftspartner oder Lieferanten entstehen, bemühen wir uns um eine schnellstmögliche und angemessene Abhilfe durch die verantwortlichen Stellen. Hierfür werden interne Prozesse weiterentwickelt, die festlegen, wie bei der Aufdeckung von Missständen vorgegangen wird und wie angemessene Abhilfe- und Wiedergutmachungsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich und bei mittelbaren und unmittelbaren Lieferanten definiert werden. Liegt der Piepenbrock Unternehmensgruppe ein begründeter Verdacht oder konkreter Hinweis auf mögliche Menschenrechtsverletzungen im eigenen Geschäftsbereich vor, ergreift sie unverzüglich Maßnahmen, die zur Beendigung der Verletzung oder des Risikos führen. Die Maßnahmen reichen von der Abstellung des verursachenden Verhaltens über Präventionsmaßnahmen durch Trainings und Audits.

Wir bestärken auch unsere Mitarbeitenden, vermutete Verstöße über die vorhandenen Beschwerdestellen zu melden. Im Bereich von Geschäftspartnern und Lieferanten werden ebenfalls solche Maßnahmen ergriffen, die auf eine angemessene Abhilfe hinwirken. Die Umsetzung der Maßnahmen ist Voraussetzung für die weitere Zusammenarbeit mit Piepenbrock. In Abhängigkeit der Schwere der Verletzung sind durch die Piepenbrock Unternehmensgruppe angemessene Reaktionen, von der Aufforderung zur unverzüglichen Beseitigung der Verletzung über rechtliche Schritte bis hin zur Kündigung der Geschäftsbeziehung, vorgesehen. Wir behalten uns vor, die Einhaltung dieser Verpflichtungen selbst zu kontrollieren oder durch einen unabhängigen Dritten kontrollieren zu lassen.

Interne Audits stellen bei der Überwachung und ständigen Verbesserung des Managementsystems eine entscheidende Rolle. Mit der Durchführung von regelmäßigen internen Audits wird die Wirksamkeit der implementierten Systeme in Bezug auf die Erfüllung der festgelegten Forderung und Unternehmensziele und die Einhaltung der betriebsrelevanten Gesetze, Vorschriften und Auflagen ermittelt.

Verstöße gegen Gesetze, Regeln und Standards können über das Beschwerdesystem, das neben den Mitarbeitenden auch sonstige potenziell betroffene Personengruppen zur Verfügung steht, gemeldet werden. Das System gewährleistet Anonymität und Schutz vor Benachteiligung und Bestrafung für die Hinweisgebenden. Unabhängig vom Eingangskanal der Beschwerde wird diese dokumentiert, auf Zulässigkeit geprüft und an relevante Fachbereiche innerhalb des Unternehmens weitergeleitet. Anschließend wird die Beschwerde untersucht – beispielsweise durch Gespräche mit Lieferanten, Brancheninitiativen oder NGOs, durch Vor-Ort-Besuche oder in Form von Interviews mit den Betroffenen. Auf Basis der Ergebnisse werden wirksame Maßnahmen identifiziert, eingeleitet und überwacht. Der systematische Umgang mit Beschwerden und den daraus gewonnenen Erkenntnissen ermöglicht es der Piepenbrock Unternehmensgruppe, ihre menschenrechtlichen Sorgfaltsprozesse kontinuierlich zu verbessern.

Interessenkonflikte in einem Unternehmen können erhebliche negative Auswirkungen auf verschiedenen Ebenen haben. Insbesondere besteht die Gefahr einer Beeinträchtigung der Objektivität in geschäftlichen Entscheidungen, wenn Mitarbeitende oder Führungskräfte persönliche Interessen in den Entscheidungsprozess einfließen lassen. Diese mangelnde Objektivität kann dazu führen, dass Entscheidungen getroffen werden, die nicht im besten Interesse des Unternehmens oder seiner Stakeholder liegen.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer Wettbewerbsverzerrung. Interessenskonflikte können dazu führen, dass Geschäftschancen nicht auf der Grundlage von Fairness und Wettbewerbsfähigkeit vergeben werden, sondern stattdessen an verbundene Unternehmen oder Personen weitergeleitet werden. Dies kann zu Unzufriedenheit bei Mitbewerbern und potenziellen rechtlichen Konsequenzen führen.
Insgesamt ist ein proaktiver Umgang mit Interessenskonflikten von entscheidender Bedeutung, um eine ethische Geschäftspraxis zu gewährleisten und das Vertrauen aller Stakeholder zu stärken.

Wir trennen daher strikt zwischen geschäftlichen und privaten Interessen. Unsere Entscheidungen treffen wir auf Grundlage eines soliden sachlichen Urteils, welches nicht durch Begünstigungen, durch persönliche Beziehungen und Meinungen, beeinflusst wird. Geschäftspartner dürfen bei geschäftlichen Entscheidungen nicht aus privatem Interesse bevorzugt werden. Unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte nutzen ihre Tätigkeit bei Piepenbrock nicht zur Erlangung privater Vorteile. Geschäftliche Nebentätigkeiten bedürfen der vorherigen Zustimmung der Geschäftsleitung.

Korruption kann das wirtschaftliche Wachstum und die Entwicklung negativ beeinflussen, den Wettbewerb verzerren und so auch weitreichende wirtschaftliche Schäden verursachen. Die Bundesregierung setzt sich daher für international einheitliche Standards bei der Korruptionsbekämpfung ein, um faire wirtschaftliche und gesellschaftliche Rahmenbedingungen zu schaffen. Korruptionsdelikte beeinflussen nicht nur die gesamte Wirtschaft negativ, sondern können auch strafrechtliche und zivilrechtliche Konsequenzen für die betroffenen Unternehmen haben.

Auch auf der moralethischen Ebene wirkt sich Korruption negativ auf die Gesellschaft aus. So werden Grundwerte wie Vertrauen, Ehrlichkeit, Integrität oder Glaubwürdigkeit in Frage gestellt. Darüber hinaus schädigt Korruption nachhaltig den Ruf eines Unternehmens oder einer Branche. Bereits der Verdacht auf Korruption kann sich negativ auf Entscheidungen von Geschäftspartnern, Auftraggebern oder Kunden auswirken. Immer mehr Unternehmen implementieren daher Compliance-Systeme zur Korruptionsprävention.

In der Piepenbrock Unternehmensgruppe stehen im Umgang mit den verschiedenen Stakeholdern Fairness und Integrität im Mittelpunkt. Sämtliche wirtschaftliche Tätigkeiten des Gebäudedienstleisters erfolgen unter der Einhaltung ethischer und gesetzlicher Richtlinien. Wir tolerieren keine Form der Bestechung oder Korruption. Wir lassen uns in unseren Geschäftsentscheidungen und unserem Verhalten nicht durch Geschenke, Einladungen oder sonstige Zuwendungen beeinflussen. Lieferanten und Dienstleister werden sorgfältig nach sachlichen Kriterien ausgewählt und geschäftliche Entscheidungen im besten Interesse von Piepenbrock getroffen.

Im Berichtszeitraum gab es in der Piepenbrock Unternehmensgruppe weder bestätigte Korruptionsfälle noch gab es Anhaltspunkte, die einen Verdacht auf Korruption aufkommen ließen. Im Unternehmen werden Verträge durch ein zentrales Angebotsmanagement bearbeitet und durch die Rechtsabteilung geprüft. Im Verbund mit dem in Deutschland geltenden Geldwäschegesetz, das sich als sehr effektiv erweist, wurde von einer proaktiven Überprüfung abgesehen.

Wettbewerbswidriges Verhalten kann sich negativ auf die Wirtschaft und Marktverhältnisse auswirken. Das Wettbewerbsrecht schützt Verbraucher und Wettbewerber vor unlauteren Wettbewerbsmaßnahmen. Es soll einen fairen, ungehinderten und vielgestaltigen Wettbewerb sicherstellen und wettbewerbseinschränkende Vereinbarungen, abgestimmte Verhaltensweisen von Wettbewerbern sowie Monopolbildungen verhindern. Insgesamt soll durch das Recht die Wirtschaft stabilisiert werden. Verstoßen Unternehmen dagegen, drohen Abmahnungen von Konkurrenten, Bußgelder oder strafrechtliche Sanktionen.

Die Piepenbrock Unternehmensgruppe handelt in Übereinstimmung mit dem jeweils geltenden Wettbewerbsrecht. Fairer Wettbewerb ist eine Voraussetzung für die freie Marktentwicklung zum Nutzen des Gemeinwohls. Absprachen oder abgestimmte Verhaltensweisen mit Wettbewerbern über Preise, Preiserhöhungen, Konditionen oder Kapazitäten mit dem Ziel oder der Folge, den Wettbewerb zu verhindern, einzuschränken oder zu verfälschen, sind strikt untersagt.Im Berichtszeitraum 2022 fanden gegen die Piepenbrock Unternehmensgruppe keine Rechtsverfahren aufgrund von wettbewerbswidrigem Verhalten oder Kartell- und Monopolbildung statt.

Die politische Einflussnahme von Unternehmen kann eine Reihe von negativen Auswirkungen auf verschiedene Ebenen haben. Diese Auswirkungen erstrecken sich von ethischen Bedenken bis hin zu möglichen rechtlichen Konsequenzen. Unternehmen mit erheblichem Einfluss können in der Lage sein, politische Entscheidungen zu ihren Gunsten zu beeinflussen, was zu einer Verzerrung des demokratischen Prozesses führen kann. Dies kann zu einem Verlust des Vertrauens in die Integrität des politischen Systems führen.

Unser Unternehmen bekennt sich zu einem klaren Grundsatz bezüglich unserer Spendenpraxis. Wir spenden grundsätzlich nicht an politische Parteien, Klassen oder Organisationen, deren Ziele im Widerspruch zu den Grundsätzen einer demokratischen Rechtsordnung oder dem Wesen unserer Unternehmensführung stehen. Diese Festlegung dient der Sicherstellung, dass unsere Spendenpraxis im Einklang mit unseren ethischen Prinzipien und unter Beachtung demokratischer Werte erfolgt. Wir setzen uns für Transparenz, Integrität und die Förderung von Werten ein, die zu einer nachhaltigen und verantwortungsbewussten Unternehmensführung beitragen. Wir überprüfen regelmäßig unsere Spendenpolitik, um sicherzustellen, dass sie im Einklang mit den sich wandelnden Anforderungen unserer Gemeinschaft und den Grundsätzen einer demokratischen Rechtsordnung steht.

Der Unternehmenserfolg von Piepenbrock basiert wesentlich auf dem Vertrauen der Kunden in die Qualität der Leistungen. Dieses Vertrauen zahlt das Familienunternehmen mit hoher Zuverlässigkeit, Kundenorientierung und Dienstleistungsqualität zurück. Diese wird durch ein professionelles Qualitätsmanagement sichergestellt. Die Qualitätsmanager bei Piepenbrock informieren sich kontinuierlich über rechtliche und normative Entwicklungen und tragen ihre Fachkenntnisse in das Unternehmen sowie die operativen Einheiten.

Wir verstehen uns als Partner unserer Kunden. Unser Anspruch ist es, ihnen sichere und einwandfreie Produkte und Dienstleistungen von hoher Qualität zu bieten. Dafür ergreift Piepenbrock verschiedenste Maßnahmen. Anwendungstechniker aus dem Technischen Management informieren sich kontinuierlich über aktuelle inhaltliche und rechtliche Entwicklungen auf den Gebieten Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, damit Piepenbrock stets allen Vorgaben der Rechtsprechung und relevanten Normen gerecht wird. Dazu engagiert sich das Unternehmen auch aktiv in verschiedenen Branchenverbänden. Reinigungsmittel, Maschinen und Anlagen werden regelmäßig auf ihre Sicherheit in der Anwendung überprüft. Der Umgang mit diesen erfordert häufig spezielle Arbeits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen.

Durch den Einsatz von Reinigungschemie, Reinigungsintervalle sowie spezifische Reinigungsmethoden und -techniken hat die Reinigung mitunter negative Auswirkungen auf Mensch und Umwelt. Synthetische Stoffe in den Reinigungsmitteln können zu gesundheitlichen Problemen wie Hautreizungen oder allergischen Reaktionen bei Menschen führen. Daher ist die ökologische und umweltschonende Reinigung ein wichtiges Forschungsgebiet des Technischen Managements bei Piepenbrock. Die Experten testen regelmäßig neue und innovative Reinigungsmittel, -materialien und -maschinen auf ihre Umweltverträglichkeit.

Aufgrund der genannten möglichen Risiken von eingesetzten Produkten, ist eine entsprechende Kommunikation unverzichtbar. Dies umfasst den Zugang von Kunden zu korrekten und geeigneten
Informationen über die positiven und negativen ökonomischen, ökologischen und sozialen Auswirkungen der von ihnen gekauften Produkte und in Anspruch genommenen Dienstleistungen.
In der Piepenbrock Unternehmensgruppe koordiniert die Abteilung Marketing und Kommunikation sämtliche Kommunikationsprozesse des Unternehmens und sorgt für umfassende Information der internen und externen Stakeholder. Um die unterschiedlichen Zielgruppen des Gebäudedienstleisters ausführlich und transparent zu unseren Leistungen informieren, setzt die Unternehmenskommunikation von Piepenbrock die gesamte Bandbreite der zur Verfügung stehenden Kommunikationskanäle ein. Die Stakeholder erreicht Piepenbrock unter anderem über die Webseite, Pressemitteilungen und Blogbeiträge, das Unternehmensmagazin „Panorama“, Berichte in Fachzeitschriften oder auch Social-Media-Kanäle.

Zuletzt umfasst das Thema Kundensicherheit auch den Punkt Datenschutz und den Umgang mit vertraulichen Informationen. Der Schutz personenbezogener Daten ist für die Piepenbrock Unternehmensgruppe von wesentlicher Bedeutung. Beschäftigte, Kunden und Geschäftspartner erwarten einen vertrauensvollen Umgang mit ihren Daten. Bei der Erhebung, Speicherung, Verarbeitung oder Übertragung personenbezogener Daten achten wir auf größte Sorgfalt und strenge Vertraulichkeit sowie die Einhaltung geltender Gesetze und Regeln. Vertrauliche Informationen sind nur für die genannten Empfänger, nicht zur internen Verbreitung oder externen Veröffentlichung bestimmt. Die Piepenbrock Unternehmensgruppe hat ein professionelles Datenschutzmanagement in die Unternehmensprozesse integriert. Dieses überwacht und steuert die Einhaltung gesetzlicher und interner Auflagen. In einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess werden aktive Verfahren auditiert und optimiert. Daten, die zu einem bestimmten Zweck erhoben worden sind, werden nur zu diesem Zweck verwendet und nach Zweckerfüllung gelöscht, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen nicht etwas anderes bestimmen.

Im Berichtszeitraum 2022 sind keine Hinweise oder Verstöße im Zusammenhang mit Kundengesundheit und -sicherheit, Marketing und Kommunikation und dem Schutz von Kundendaten eingegangen.

Um konkreten Anhaltspunkten für Fehlverhalten angemessen nachzugehen, haben wir ein Hinweisgebersystem eingerichtet. Es hilft dabei, Rechts- und Regelverstöße aufzudecken, zu untersuchen und Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Dazu steht eine externe Ombudsperson, die nicht Piepenbrock angehört, als Ansprechpartner zur Verfügung.
An die Ombudsperson kann sich jeder wenden, der Hinweise zu tatsächlichen oder vermuteten Gesetzesverstößen, Verstößen gegen den Verhaltenskodex (Code of Conduct) oder gegen Unternehmensrichtlinien in Bezug auf ein Unternehmen melden möchte. 
Dies gilt für Mitarbeitende unseres Unternehmens, für Mitglieder der Unternehmens- oder Betriebsleitung sowie für Geschäftspartner oder Dritte. Die Identität des Hinweisgebers wird durch Gesetz, vertragliche Regelungen und die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht geschützt. Die Identität des Hinweisgebenden wird nur an das Unternehmen weitergegeben, wenn die Weitergabe für Folgemaßnahmen erforderlich ist und der Hinweisgeber ausdrücklich zustimmt.

Wir setzen uns für den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen und die Wahrung der Identität von Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder anderen Dritten ein, die bekannte oder mutmaßliche Fehlverhalten oder Verstöße melden. Die Meldung von Verstoß- oder Verdachtsfällen darf in keinem Fall negative oder repressive Maßnahmen für den Meldenden zur Folge haben.